Lista obecności pracownika – co powinno się w niej znaleźć?

Jakie dane powinny zawierać listy obecności?

Każdy pracodawca ma obowiązek potwierdzania obecności pracownika w pracy. Obowiązek ten nakłada na zakłady pracy rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. Najczęstszym sposobem potwierdzania przybycia i obecności pracownika do pracy jest lista obecności w pracy - co powinna zawierać? Przede wszystkim muzą znajdować się na niej dane firmy oraz ramy czasowe, dla jakich dana lista jest prowadzona. Ponadto powinna uwzględniać miejsce na podpisy osób zatrudnionych oraz przełożonego, którego podpis jest poświadczeniem obecności pracownika w danym dniu. Podpisy powinny być czytelne dla weryfikujących listy oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji – najczęściej pracowników działu kadr.

Lista obecności nie jest obowiązkową dokumentacją, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy. Ta ostatnia jest obowiązkiem każdego pracodawcy, normowanym przez Kodeks Pracy. Lista obecności to jeden z dokumentów pomagających monitorować czas pracy pracowników. Prowadzenie ewidencji jest ponadto niezbędne do tego, by wyliczyć wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w danym okresie, a także ilość należnych dni urlopowych.

Nowoczesne sposoby na prowadzenie dokumentacji kadrowej

Kodeks Pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nie nakładają na pracodawców konkretnych sposobów prowadzenia ewidencji czasu pracy ani potwierdzania obecności pracowników w zakładzie. Według najnowszych danych coraz więcej zakładów pracy porzuca tradycyjne, papierowe formularze i zaczyna korzystać z elektronicznych rozwiązań, które pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu. Dokumentacja elektroniczna daje także zdecydowanie większą pewność, że nie popełnimy błędu w obliczeniach, o który bardzo łatwo – zwłaszcza przy dużej ilości pracowników. Zapewnia również większą kontrolę nad rzeczywistym czasem pracy osób zatrudnionych, gdyż system automatycznie zlicza wszystkie przerwy w pracy i dni wolne.

E-lista obecności to rozwiązanie kompatybilne ze smartfonami wyposażonymi w system operacyjny android. Dzięki temu pracodawca zyskuje możliwość szybkiego podglądu, w każdej chwili – np. podczas podróży służbowej. Użytkowanie dokumentacji elektronicznej daje także dużo większe bezpieczeństwo. Wszystkie dane są przechowywane w chmurze, dzięki czemu firma nie straci ich w przypadku chociażby awarii całego systemu komputerowego. Jedną z firm oferujących systemowe rozwiązania ewidencji czasu pracy i obecności pracowników jest inewi.pl, oferująca możliwość bezpłatnego przetestowania oprogramowani