Czym różni się archiwizacja dokumentów od przechowywania ich?

źródło: Materiał partnera

2025-07-07r.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to dwa zamiennie używane sformułowania. Różnice, jakie między nimi występują, mają charakter kosmetyczny, lecz sprawiają, że pojęcia te mają nieco inne znaczenie. Sprawdź, czym różni się przechowywanie od archiwizacji!

O co chodzi w przechowywaniu dokumentów?

Przechowywanie dokumentów najczęściej ma charakter czasowy. Wiele firm przechowuje akta w biurze, ponieważ pracownicy co pewien okres do nich wracają. Każda jednostka może przyjąć w tym zakresie własne wytyczne, wyznaczając, kiedy dokumenty powinny trafić do archiwum. Ich przechowywaniem może też zająć się podmiot zewnętrzny. Taka praktyka znajduje zastosowanie na przykład przy aktach księgowych, do których wraca się dopiero po zakończeniu roku obrotowego. Jeśli jest ich bardzo dużo, zazwyczaj korzystniej powierzyć je firmie outsourcingowej i odzyskać, gdy będzie to konieczne.

Czym jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów to kompleksowy proces ukierunkowany na długoterminowe składowanie. Do akt, które znajdują się w archiwum, najczęściej nie planujemy już zaglądać, ale wciąż trzeba przechowywać je tak długo, jak nakazują przepisy. Więcej na temat archiwizacji przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Co ważne, musi być ona prowadzona:

rzetelnie - dokumenty należy prawidłowo opisywać,
regularnie - akta powinny trafić do archiwum, gdy tylko przestaną być potrzebne w bieżącej pracy,
bezpiecznie - dane nie mogą być narażone na wyciek czy zagubienie.

Archiwizacja dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. W obu przypadkach prowadzi się ją w inny sposób, co wynika ze specyfiki akt. Cel jest jednak zawsze jeden - zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa.

Jak przechowywać, a jak archiwizować dokumenty?

Choć przechowywanie (więcej informacji uzyskasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/) i archiwizacja różnią się od siebie w pewnych aspektach, przebiegają podobnie. W obu przypadkach trzeba prawidłowo opisać teczki (aby wiedzieć, co i gdzie jest składowane), a także zabezpieczyć je przed nieautoryzowanym dostępem. Mimo że gromadzenie akt wydaje się mniej formalne, procedura ta jest obarczona takimi samymi przepisami jak archiwizacja. Nie może więc dojść do sytuacji, w której dokumentacja trzymana byłaby np. na biurku czy w otwartej półce. Dlatego też nawet w przypadku magazynowania warto powierzyć dokumenty firmie zewnętrznej, która wdroży specjalne procedury bezpieczeństwa.

Drukuj