Jak działa KSeF Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur

System komputerowy pozwala użytkownikom generować i udostępniać ustrukturyzowane faktury. Jego założeniem jest głównie skierowanie faktur w obrocie gospodarczym do jednego miejsca. Dzięki temu fakturowanie i księgowość połączone są z KSeF, zapewniając przesyłanie faktur sprzedaży przez to narzędzie. Ponadto można liczyć na odbieranie faktur księgowych, które już przeszły przez Krajowy System e-Faktur. Funkcja zarządzania uprawnieniami z kolei sprawia, że odpowiednio zabezpieczymy dostęp do istotnych danych.

Od kiedy wprowadzenie KSeF stanie się obowiązkowe? Wiemy już, że od stycznia 2022 roku do czerwca 2024 roku korzystanie z systemu jest dobrowolne. Jednakże przedsiębiorcy będą musieli obowiązkowo z niego korzystać od 1 lipca 2024 (czynni podatnicy VAT) lub 1 stycznia 2025 roku (nievatowcy, czyli podmioty zwolnione z VAT). Więcej informacji na ten temat znajdziemy na stronie Poradnik Przedsiębiorcy.

Wystawianie faktur strukturalnych odbywa się w formacie XML, z pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System precyzyjnie kontroluje to, czy dokument jest zgodny ze standardem i nadaje mu określony numer. Wystawca uzyskuje urzędowe potwierdzenie odbioru, a odbiorca ma dostęp do faktury poprzez uwierzytelnienie się w Krajowym Systemie e-Faktur lub podanie ważnych danych (dostęp anonimowy). 

Zalety Krajowego Systemu e-Faktur

Jakie zalety ma wykorzystywanie Krajowego Systemu e-Faktur w swojej pracy? Obecnie ten system jest dobrowolny, dlatego samodzielnie możemy zdecydować, czy chcemy z niego korzystać. Jeśli zdecydujemy się na dobrowolne stosowanie KSeF, możemy uzyskać następujące korzyści:

• Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku (z 60 dni na 40 dni)
• Zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur (tę czynność wykonuje KSeF)
• Zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
• Możliwość pobierania kosztowych faktur z systemu, bez konieczności posiadania papierowej faktury
• Jednolity format faktury elektronicznej dla każdego, co zapewnia bezpieczeństwo interpretacyjne
• Usprawnienie obrotu fakturami
• Automatyzacja procesów fakturowania i księgowania, dzięki czemu skrócone zostają formalności przy rozliczeniach i zmniejszona jest podatność na błędy

Zastosowanie jednego wspólnego systemy dla przedsiębiorców sprawi, że fiskus będzie mógł na bieżąco uzyskiwać informacje o dokonywanych transakcjach zakupu i sprzedaży. To z kolei znacząco usprawni i ułatwi kontrole na gruncie VAT, co wiąże się także z uszczelnieniem podatku VAT i zwiększeniem dochodów budżetu państwa. Nic więc dziwnego, że obecnie coraz więcej przedsiębiorców stawia na niezawodny Krajowy System e-Faktur. Jego obsługa jest bardzo łatwa, dlatego nawet początkujące osoby nie będą miały z tym problemu. 

Nowoczesny system teleinformatyczny wzbudza ogromne zainteresowanie wśród przedsiębiorców. Już teraz powinniśmy się z nim zapoznać, gdyż za kilka miesięcy podatnicy VAT będą z niego korzystać obowiązkowo. Nievatowcy mają na to trochę więcej czasu - ta grupa będzie korzystać z Krajowego Systemu Faktur KSeF od początku 2025 roku.