Jakie są wymagane okresy przechowywania dokumentów?

Przechowywanie dokumentów księgowych

Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa wskazują dokładnie, przez jaki czas dokumenty księgowe powinny być przechowywane. Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej muszą być archiwizowane do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowywane mają być przez rok od upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji. Archiwizacja danych przez 5 lat odnosi się do:

• ksiąg rachunkowych,

• dokumentów inwentaryzacyjnych,

• pozostałych dowodów księgowych i dokumentów.

Przechowywanie dokumentów podatkowych dotyczy wszystkich płatników. Okres ich archiwizacji uzależniony jest od tego, w którym momencie dochodzi do przedawnienia zobowiązania podatkowego, do którego odnosi się dany dokument. Dla większości zobowiązań okres przedawnienia wynosi 5 lat, rozpoczynając od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Archiwizacja danych osobowych

Według aktualnie obowiązujących przepisów RODO wskazuje się, że dokumenty zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których te dane są przetwarzane. Taka informacja nie daje jasnej odpowiedzi na pytanie dotyczące terminu archiwizacji danych. Oznacza to, że administrator danych jest zobowiązany do samodzielnego ustalenia, jaki czas jest odpowiedni. Konieczne jest zatem ustalenie celu gromadzenia konkretnych danych.

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Przechowywanie dokumentów pracowniczych jest obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym z kodeksu pracy. Dotyczy akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Muszą być one archiwizowane przez okres zatrudnienia, a także po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Jeżeli nie został złożony raport ZUS RIA, a osoba została zatrudniona po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., okres ten wynosi 50 lat! Jak zabezpieczyć dokumenty, aby mieć pewność, że nie ulegną zniszczeniu lub kradzieży przez tak długi czas? Jeśli miejscem Twojej działalności jest np. Wrocław: przechowywanie dokumentów - Ekoakta zajmie się profesjonalną obsługą dokumentacji i zapewni odpowiednie warunki do archiwizacji.

Przechowywanie dokumentów powinno gwarantować zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności, a jednocześnie chronić przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nie każdy pracodawca dysponuje przestrzenią do archiwizacji danych, a jej przygotowanie wiązałoby się z koniecznością podjęcia dużej inwestycji. W takiej sytuacji warto podjąć współpracę z zewnętrzną firmą, która zajmuje się archiwizacją dokumentów. Interesującą ofertę przedstawia firma Ekoakta (szczegóły na stronie Opole: przechowywanie dokumentów - Ekoakta).