Webinar Online: jak go zorganizować i wziąć udział?

Co to jest webinar?

Webinar, to połączenie słów "web" i "seminar". Jest to internetowe seminarium umożliwiające zaprezentowanie danego tematu na żywo za pośrednictwem komputera, smartfona lub innego urządzenia wyposażonego w ekran, kamerę, mikrofon i głośniki. Uczestnictwo w webinarze eliminuje konieczność fizycznej obecności, więc można w nim wziąć udział z dowolnego miejsca, gdzie mamy dostęp do Internetu. Spotkanie odbywa się na żywo, chociaż może być też nagrane, w celu późniejszego obejrzenia. Uczestnicy widzą się i słyszą, mają też możliwość zaprezentowania i obejrzenia prezentacji czy innych materiałów przygotowanych przez organizatora. Każdy uczestnik może też zdecydować, czy uczestniczy w webinarze z włączoną kamerą i mikrofonem oraz bierze udział w dyskusji, czy woli jedynie przysłuchiwać się przebiegowi webinarium.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że webinar i webinarium to dwie różne nazwy na ten sam rodzaj spotkania online. Można ich używać zamiennie.

Zalety webinarów

Jakie są zalety webinarów?

• Webinaria online to przede wszystkim dostępność i wygoda. Można je organizować i oglądać z dowolnego miejsca na świecie, co eliminuje koszty i czas związany z podróżami.
• Udział w webinarium pozwala zapewnić wysoką interaktywność, gdyż uczestnicy mogą zadawać pytania, brać udział w ankietach realizowanych w trakcie webinarium oraz uczestniczyć w dyskusjach w czasie rzeczywistym. Oczywiście uczestnik może zdecydować, że jedynie przysłuchuje się dyskusji i nie zabiera głosu.
• Webinary online mogą pomieścić dużą liczbę uczestników, co jest trudne do osiągnięcia w tradycyjnych seminariach. Na dobrą sprawę ograniczeni jesteśmy tylko pojemnością systemu do realizacji webinarium. Często więc spotyka się webinary online, w których udział bierze jednocześnie nawet kilkaset osób.
• Wreszcie organizacja webinarium jest dużo tańsza niż tradycyjne seminarium. Organizator nie musi wynajmować zali, zapewniać sprzętu do wyświetlenia prezentacji ani zamawiać cateringu dla uczestników.
• Warto również wspomnieć, że webinary online można nagrywać, co pozwala na późniejsze udostępnianie treści uczestnikom, którzy nie mogli być obecni na żywo. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby nagrać również tradycyjne seminarium, jednakże w przypadku webinarów jest to z reguły dużo łatwiejsze i tańsze, nie wymaga wynajmowania kamer i operatorów, którzy nagrają, a następnie zmontują materiał video.

 Oczywiście to tylko najważniejsze zalety webinarów. Warto poznać ten temat bliżej, aby przekonać się, że webinary przynoszą dużo więcej korzyści.

Organizacja webinarium krok po kroku

Jeśli stoisz przed zadaniem zorganizowania webinarium, warto prześledzić jak to zrobić krok po kroku. Organizacja naprawdę dobrego webinarium wymaga starannego planowania i przygotowania.

Jak krok po kroku wygląda organizacja webinarium? 

1. Pierwszym krokiem do organizacji webinarium jest wybór tematu. Wbrew pozorom nie jest to łatwe zadanie. Warto zastanowić się nad zainteresowaniami i potrzebami twojej grupy docelowej, aby przyciągnąć jak najwięcej uczestników. W tym celu dobrze jest przeprowadzić badania lub ankiety, które na przykład pozwolą Ci lepiej dopasować program i tytuł webinarium do upodobań uczestników. Zastanów się również, co chcesz osiągnąć organizując webinar – może to być promocja produktu lub usługi, zapoznanie uczestników z firmą, zaciekawienie danym tematem, przekazanie informacji lub wiedzy w danej dziedzinie i wiele innych!
2. W drugim kroku warto poświęcić czas na wybór platformy do webinarów. Rynek oferuje naprawdę ogromny wybór platform pozwalających na organizację i poprowadzenie webinaru, od tych najprostszych, po bardzo rozbudowane narzędzia umożliwiające realizację również działań dodatkowych. Zastanów się więc czego potrzebujesz – czy wystarczy Ci tylko wirtualny pokój, w którym mogą spotkać się uczestnicy, czy też może chcesz w trakcie webinarium realizować głosowania i ankiety, pozwolić uczestnikom wysyłać komentarze i pytania na czacie, rysować na wspólnej tablicy… Popularne platformy to realizacji webinarów to między innymi Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar i Webex.
3. Określ datę i godzinę webinarium, a także czas jego trwania. Jeśli to możliwe opublikuj również program webinarium, jeśli trwa ono dłużej niż kilkadziesiąt minut, aby uczestnicy wiedzieli co ich czeka i kiedy. Planując datę i godzinę webinarium ponownie zastanów się, kiedy dostępna jest twoja grupa docelowa – organizacja webinarium w godzinach, gdy potencjalni uczestnicy zajęci są innymi sprawami może zepsuć frekwencję na nawet najlepszym webinarze.
4. Przygotowanie webinarium to dopiero początek pracy. Jedną z absolutnie najważniejszych kwestii jest jego promocja, a więc sprawienie, że jak najwięcej osób dowie się o twoim webinarze. Stwórz strategię marketingową, która będzie opisywać jak będziesz promować swoje webinarium. Koniecznie dodać informacje o swoim webinarium do portali, platform i stron publikujących informacje o nadchodzących webinariach. Webinar online możesz wypromować między innymi w portalu Eventis.pl, który jest największą w Polsce bazą webinarów, szkoleń i kursów, ale wykorzystaj też e-maile, media społecznościowe, własną stronę internetową i inne kanały komunikacji.
5. Opracuj treść jaką chcesz zaprezentować w trakcie webinarium Pamiętaj, że webinar może mieć bardzo różne formy, może to być pokaz slajdów, dyskusja panelowa, sesja pytań i odpowiedzi. Nawet jeśli nie planujesz wyświetlać prezentacji potrzebujesz się przygotować. Możesz opracować np. scenariusz webinariuim, a więc plan, kiedy i kto omawia jaki temat, kto uczestniczy w dyskusji itp. Pozwoli to wychwycić niedoskonałości i luki w programie webinarium i poprawić je jeszcze przed rozpoczęciem zajęć.
6. Koniecznie przeprowadź testy techniczne oraz próbę generalną. Próba techniczna pozwala Ci upewnić się, że wszystko działa poprawnie od strony sprzętu, łączy, oświetlenia itp. Próba generalna pozwala przećwiczyć przebieg seminarium – w tym celu możesz zaprosić do udziału w próbie znajomych, współpracowników czy nawet rodzinę. Ich uwagi pozwolą Ci dopracować program i wychwycić niedociągnięcia. Zweryfikujesz również czy czas jaki zaplanowany został na webinarium jest wystarczający do zaprezentowania i poruszenia wszystkich tematów.
7. Po zakończeniu webinarium koniecznie poproś uczestników o feedback. Pozwoli Ci to poprawiać kolejne edycje. Jeśli w ramach webinaru uczestnicy mieli obiecane materiały czy nagrania koniecznie dostarcz je najpóźniej w ciągu 1-2 dni po webinarze. Jeśli organizujesz webinar z certyfikatem zadbaj, aby certyfikaty trafiły do uczestników szybko, ale koniecznie upewnij się, że certyfikaty otrzymają tylko osoby, które naprawdę wzięły udział w zajęciach, a nie również te, które były tylko zapisane.

Jak uczestniczyć w webinarium, aby wynieść z niego jak najwięcej?

Uczestnictwo w webinarium jest bardzo proste i na dobrą sprawę nie wymaga specjalnego przygotowania, warto jednak poznać kilka wskazówek, które sprawią, że wyniesiemy z niego jak najwięcej.

Na co zwrócić więc uwagę uczestnicząc w webinarium?

• Zarejestruj się z wyprzedzeniem, gdyż liczba miejsc na webinarach jest z reguły ograniczona. Nie czekaj z rejestracją, zawsze możesz zrezygnować z udziału, ale koniecznie powiadom o tym organizatora.
• Zapoznaj się z tematem i prelegentami, aby być przygotowanym do dyskusji. Skoro poświęcasz swój czas na udział w webinarze warto coś z tego wynieść, a nie tylko stracić czas!
• Zadbaj o techniczną stronę, a więc sprawdź swoje połączenie internetowe, mikrofon i kamerę (jeśli będą potrzebne). Upewnij się, że masz zainstalowane potrzebne oprogramowanie, chociaż większość webinarów współcześnie jest realizowanych za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Zdecyduj też czy chcesz, aby było Cię widać i słychać włączając lub wyłączając kamerę. Pamiętaj, że organizator może zdecydować, że uczestnictwo w webinarze wymaga włączenia lub wyłączenia kamer i mikrofonów. Na pewno poinformuje o tym w zaproszeniu na webinar. Organizator może też chcieć nagrywać webinar, ale wówczas musi poinformować uczestników zanim zacznie to robić. Możesz wówczas zdecydować, czy uczestniczysz dalej, wyłączasz kamerę lub może opuszczasz zajęcia.
• Najważniejsze jest jednak aktywne uczestnictwo w webinarze. Zapewnij sobie miejsce, w którym nic nie będzie Cię rozpraszać i bierz aktywny udział w webinarium. Jeśli przewidziano taką możliwość zadawaj pytania, bierz udział w ankietach i uczestnicz w dyskusjach. Nie bój się, to doskonała szkoła wystąpień publicznych! Bądź miły i merytoryczny, gdy zabierasz głos przedstaw się podając swoje imię.
• Żeby wynieść jak najwięcej z webinarium możesz też robić notatki z ważnych punktów i pytań, które chcesz zadać. Po zakończeniu webinarium możesz je przeglądać i uzupełniać swoją wiedzę, a jeśli organizator przewidział nagrywanie webinaru możesz do niego wrócić i obejrzeć ciekawe momenty jeszcze raz.
• Pomóż też organizatorowi się poprawiać i rozwijać. Jeśli po webinarze prosi on o feedback, wypełnienie ankiety lub przesłanie uwag, poświęć kilka chwil na zrobienie tego. W interesie wszystkich stron jest sprawianie, że webinary online będą coraz lepsze.

Bezpłatne webinaria – warto czy nie warto?

Bezpłatne webinaria stały są bardzo popularne. Dają one uczestnikom możliwość zdobycia nowej wiedzy i umiejętności bez ponoszenia kosztów, a jednocześnie pozwalają organizatorom na promowanie swoich produktów i usług. Jednak nie każde darmowe webinarium jest warte poświęcenia czasu. Jak więc ocenić, które darmowe webinaria warto wybrać?

Jednym z najważniejszych czynników decydujących o wartości webinarium jest jakość prelegentów. Sprawdź, kto będzie prowadził webinarium – czy są to eksperci z dużym doświadczeniem i uznaniem w swojej dziedzinie? Poszukaj informacji o ich wcześniejszych wystąpieniach. Organizatorzy również mają znaczenie – renomowane firmy i instytucje zazwyczaj oferują wyższy standard merytoryczny i organizacyjny. 

Przed zapisaniem się na bezpłatne webinarium, dokładnie przeanalizuj jego program. Czy tematyka jest dla Ciebie interesująca i przydatna? Czy agenda jest szczegółowo rozpisana, a poszczególne punkty jasno opisane? Unikaj darmowych webinariów, które obiecują zbyt ogólne korzyści bez konkretów – może to świadczyć o niskiej jakości merytorycznej. Dobre webinaria oferują szczegółowy plan i jasno określone cele, co pozwala lepiej zrozumieć, czego można się spodziewać.

Dobre webinaria wyróżniają się wysokim poziomem interaktywności. Sprawdź, czy podczas darmowego webinarium przewidziane są sesje pytań i odpowiedzi, ankiety czy możliwość udziału w dyskusji. Interaktywność zwiększa zaangażowanie uczestników i pozwala na lepsze zrozumienie prezentowanego materiału. Dodatkowym atutem są materiały pomocnicze, takie jak slajdy, notatki czy nagrania webinarium, które można otrzymać po zakończeniu wydarzenia.

Zanim zdecydujesz się na udział w bezpłatnym webinarium, poszukaj opinii i rekomendacji innych uczestników. Sprawdź recenzje na forach internetowych, grupach dyskusyjnych czy w mediach społecznościowych. Opinie innych osób mogą dostarczyć cennych informacji na temat jakości i przydatności webinarium. Jeśli znajdziesz wiele pozytywnych komentarzy, jest to dobry znak, że warto poświęcić czas na udział. Jeśli webinar promowany jest na uznanym portalu, takim jak Eventis, możesz zakładać, że jego jakość jest wysoka.

Chociaż dane webinarium może być reklamowane jako bezpłatne, warto zwrócić uwagę na ewentualne ukryte koszty lub zobowiązania. Niektóre webinaria mogą być darmowe, ale wystawienie certyfikatu uczestnictwa może wymagać poniesienia opłaty. Zastanów się czy dany certyfikat jest na tyle cenny, aby za niego płacić. Przeczytaj dokładnie wszystkie informacje dotyczące rejestracji i warunków uczestnictwa, aby uniknąć niespodzianek.

Podsumowanie

Webinaria online to niezwykle wszechstronne i efektywne narzędzie do edukacji i komunikacji. Dzięki ich dostępności, interaktywności i skalowalności, stanowią one doskonałą alternatywę dla tradycyjnych seminariów. Organizacja skutecznego webinarium wymaga jednak starannego planowania i przygotowania, a uczestnictwo w nich - aktywnego zaangażowania. Przestrzeganie powyższych wskazówek pozwoli na pełne wykorzystanie potencjału webinariów zarówno przez organizatorów, jak i uczestników.