Jak priorytetyzować zadania? Porady

• Zanim zaczniesz rozdzielać zadania do wykonania zgodnie z ich priorytetowością, stwórz jedną ogólną listę „to do”.
• Podczas dzielenia obowiązków możesz korzystać z papierowego notatnika czy kalendarza lub z nowoczesnych aplikacji do organizacji pracy, jak np. Todoist, Google Tasks czy Notion.
• Jedną z najlepszych metod priorytetyzowania zadań jest podział według ich pilności oraz stopnia trudności – najbardziej wymagające najlepiej wykonać w pierwszej kolejności.
• Niektórzy preferują również metodę podziału zgodnie z czasem, jaki zajmuje realizacja poszczególnych obowiązków – najbardziej czasochłonne na początek, a najkrótsze na koniec.

Ogólna lista zadań

Zanim zaczniesz dzielić zadania według ich priorytetowości, wypisz je wszystkie w jednym miejscu na zbiorczej liście. Dzięki temu uzyskasz jasny obraz swoich obowiązków i będziesz mógł zastanowić się, do których z nich przystąpić w pierwszej kolejności. Do tworzenia listy „to do” możesz wykorzystać zarówno papierowy notatnik lub kalendarz – to idealne rozwiązanie dla tradycjonalistów – jak i specjalną aplikację do organizacji zadań na komputer bądź telefon.

Jeśli szukasz właśnie nowej pracy w Tychach, koniecznie zapoznaj się z ogłoszeniami na internetowych portalach rekrutacyjnych.

Priorytetyzacja według stopnia trudności i pilności

Zanim przystąpisz do realizacji zadań, zastanów się, które z nich są najistotniejsze i najtrudniejsze do wykonania – to właśnie na nie warto poświęcić czas na samym początku. Dzięki temu wykorzystasz moment, w którym masz najwięcej energii do działania. Na koniec dnia pracy, gdy sił będzie już mniej, zostaw natomiast te taski, które są najmniej wymagające. Możesz skorzystać np. z popularnej metody ABCDE. W tym przypadku do każdego zadania z listy „to do” należy dopisać odpowiednią literę od A do E, gdzie:

• A to najważniejsze zadania, które należy wykonać w pierwszej kolejności;
• B to istotne zadania, które powinny zostać wykonane jako jedne z pierwszych, jednak nie są aż tak pilne jak zadania A;
• C to zadania o mniejszej priorytetowości, które można wykonać w wolnej chwili;
• D to zadania, które mogą zostać oddelegowane;
• E to zadania, które mogą zostać w danej chwili nawet całkowicie pominięte.

Do każdego obowiązku w grupie A, B, C, D lub E wystarczy następnie dopisać cyfrę, która będzie wskazywała na jego ważność – np. A1, A2, A3 – i powtórzyć to z każdą z grup.

Szukasz pracy w Swarzędzu? W sieci czekają na Ciebie setki atrakcyjnych ofert.

Priorytetyzacja według czasu, jaki zajmuje realizacja zadań

Możesz też podzielić zadania na liście w taki sposób, aby w pierwszej kolejności wykonać niekoniecznie zadania najtrudniejsze, lecz te, które mogą zająć najwięcej czasu. Priorytetyzując obowiązki w oparciu o czas, jaki zajmuje ich wykonanie, możesz jeszcze lepiej zadbać o terminowość i skuteczniej zapobiegać niechcianym opóźnieniom. Zacznij zatem od najbardziej czasochłonnych zadań, a na koniec pozostaw te, które zajmą Ci krótszą chwilę.

Narzędzia pomocne przy priorytetyzowaniu zadań

Podczas rozdzielania zadań do wykonania według ich priorytetowości możesz korzystać z różnych metod oraz narzędzi. W organizacji obowiązków mogą pomóc Ci m.in. takie aplikacje jak:

•  
•  
• Google Tasks;
• Microsoft To Do;
•  

Poszukując ofert pracy w Pyskowicach, sprawdź ogłoszenia dostępne online.

Podsumowanie

Podział służbowych obowiązków zgodnie z ich priorytetowością to sposób na jeszcze lepszą organizację pracy. Najczęściej stosowaną metodą jest priorytetyzacja ze względu na poziom trudności oraz pilność zadań – te najbardziej wymagające trafiają wówczas na samą górę listy, z kolei najłatwiejsze i najmniej istotne są wykonywane na samym końcu. Dobrym krokiem może być również podział tasków zgodnie z tym, ile czasu zajmuje ich realizacja. Najbardziej czasochłonne zadania są wówczas realizowane w pierwszej kolejności, z kolei te najkrótsze – w ostatnich godzinach pracy. Zarówno jedna, jak i druga metoda ma swoich zwolenników i daje dobre rezultaty w postaci bardziej efektywnej pracy, mniejszej liczby opóźnień i redukcji stresu związanego z deadline’ami.